La base de données sur les MTN de l'USAID, gérée par ENVISION, [ci-après désignée par « base de données MTN USAID »] est une plateforme Internet protégée par mot de passe dans laquelle des données sur les MTN soutenues par l'USAID sont gérées, révisées et stockées pour tous les mécanismes de MTN soutenus par l'USAID, afin d’améliorer un accès sûr par de multiples utilisateurs, situés en divers endroits.

Les données de pays sont détenues par le ministère de la Santé des pays qui sont soutenus par des projets USAID sur les MTN. Cependant, les partenaires principaux d'un projet, ainsi que leurs sous-partenaires respectifs, ont une obligation contractuelle de déclarer à l'USAID les données relatives aux MTN en ce qui concerne les projets de l'USAID sur les MTN. Tous les utilisateurs de la base de données seront tenus d'attester de la façon dont les données stockées dans la base de données MTN USAID seront (et ne seront pas) utilisées.  

Non. Toutefois, les données du pays dans la base de données sont détenues par le ministère, il est donc important que ce dernier en ait connaissance et approuve ce qui est déclaré pour son pays. Par ailleurs, le ministère de la Santé est encouragé à utiliser la base de données pour analyser et signaler les données, selon le besoin.  

Plusieurs représentants des programmes MTN nationaux au sein du ministère de la Santé des pays soutenus par l’USAID pourront consulter et/ou utiliser la base de données. Ces personnes pourront consulter et exporter les données sous la forme de rapports générés. Une personne désignée au sein du ministère sera invitée à approuver les données qui sont soumises pour les projets MTN USAID. (Consulter la section « Comment puis-je obtenir un accès à la base de données » pour de plus amples détails.)

À aucun moment le ministère de la Santé ne soumettra de données à la base de données MTN USAID. Le ministère est uniquement en charge de la collaboration avec les sous-partenaires pour compiler, passer en revue et approuver les données soumises à la base de données. Ceci vise à réduire les responsabilités de rédaction de rapports du ministère de la Santé et à garantir que les questions portant sur les données sont comprises par toutes les organisations associées (ministère de la Santé, sous-partenaire au niveau du pays et du siège, etc.).

Le ministère de la Santé doit approuver les données dans la base de données MTN USAID, car il est le principal exécuteur de toutes les activités MTN et donc le propriétaire des données MTN. Il est essentiel que le ministère de la Santé en ait connaissance et approuve ce qui est déclaré pour son pays.

Bien que de nombreuses personnes au sein du ministère de la Santé puissent avoir accès en lecture seule aux données MTN de leur pays dans la base de données MTN USAID, un seul représentant sélectionné par ledit ministère qui connaît les données relatives aux activités MTN est autorisé à donner l’approbation du ministère de la Santé. Le coordonnateur MTN, l’expert en S&E des MTN ou le responsable des données MTN peuvent jouer le rôle de représentant du ministère de la Santé.

L’approbation du ministère de la Santé signifie que les données sont exactes et correspondent aux données détenues par ce ministère et qu’elles peuvent être utilisées à des fins de planification, surveillance, évaluation et rapports au niveau du projet, selon les projets MTN USAID. Une fois que le ministère de la Santé a donné son approbation, les données cumulées au niveau national peuvent être communiquées au public, par le biais, généralement, de sites Internet spécifiques aux projets USAID ou dans des rapports soumis à l'USAID.

L’approbation du ministère de la Santé ne veut PAS dire que des données au niveau du district seront mises à la disposition du public, sans l'autorisation explicite du ministère de la Santé, accordée au cas par cas. (De telles données de district peuvent être utilisées en interne par les projets MTN USAID à des fins de planification, surveillance, évaluation et rapports et par un accès en lecture seule à des partenaires définis, avant l’approbation du ministère de la Santé, avec un avertissement indiquant que les données n’ont pas encore été approuvées). Même avec l’approbation du ministère de la Santé dans la base de données MTN USAID, les données de district ne peuvent être utilisées, révélées, vendues, octroyées sous licence, publiées, reproduites ou mises à disposition d’un quelconque tiers sans l’autorisation préalable du ministère de la Santé. Tous les utilisateurs, notamment ceux bénéficiant d’un accès en lecture seule aux données d’un pays, devront signer un formulaire d'inscription de l’utilisateur et une attestation.  

L’approbation du ministère de la Santé sera uniquement requise une fois que les données assemblées à l'aide d'outils de saisie des données de l'USAID par les partenaires à tous les niveaux du projet soutenu par l'USAID (notamment le sous-partenaire au niveau du pays et du siège, les personnes appropriées chez FHI 360 ou RTI et l’équipe S&E d’ENVISION). L’approbation du ministère de la Santé est requise environ deux fois par an, au moment de l'élaboration du plan de travail (généralement en juillet/août), et durant la seconde période biannuelle de transmission de rapports (généralement à la fin novembre de l'année suivante). Il est toutefois important de noter que le sous-partenaire au niveau du pays doit collaborer avec le ministère de la Santé pendant tout le processus d’acquisition, de soumission et d’examen des données.

Le ministère de la Santé peut indiquer son approbation des données MTN soit en ligne, soit à l’aide des classeurs. Une fois les données collectées et assemblées au moyen des outils de saisie de données du projet financé par l'USAID, un courrier électronique de notification est envoyé au ministère de la Santé (avec copie au sous-partenaire au niveau du pays) afin que les données soient examinées et approuvées par le représentant du ministère désigné. Le représentant du ministère de la Santé se connecte avec un nom d’utilisateur et un mot de passe uniques qui lui sont attribués. Après avoir passé en revue les données, le représentant du ministère de la Santé indique son approbation dans la base de données en ligne. Dans l’alternative, une fois que les données sont approuvées par l’équipe S&E d’ENVISION, le sous-partenaire au niveau du pays peut imprimer des résumés à partir des classeurs sur les maladies et le programme. Le représentant du ministère désigné de la Santé examine les données et indique son approbation en signant le résumé. Le sous-partenaire doit scanner le résumé signé et imprimé et l’envoyer à l’équipe S&E d’ENVISION par courrier électronique. L’équipe S&E d’ENVISION indiquera l’approbation du ministère de la Santé dans la base de données au nom de ce dernier.

Si le représentant désigné du ministère de la Santé ne valide pas les données dans la base de données MTN USAID, il marque le ou les élément(s) qu’il ne valide pas et indique la raison de son désaccord. Le ministère de la Santé et le sous-partenaire au niveau du pays en charge de la soumission des données doivent alors entamer un dialogue pour aborder la ou les questions. Une fois que le sous-partenaire met à jour/édite les données, le cas échéant, et que celles-ci sont de nouveau prêtes à être soumises dans la base de données, le ministère de la Santé peut se connecter à la base de données pour indiquer son approbation des données définitives. Dans l’alternative, les résumés peuvent être imprimés, signés, scannés et envoyés à l’équipe de S&E d’ENVISION pour indiquer l’approbation du ministère de la Santé.

La base de données est créée afin que le sous-partenaire puisse modifier toute donnée, à la place du ministère de la Santé. Il y a deux raisons à cela :

1. Le sous-partenaire et les principaux partenaires des projets soutenus par l’USAID sont responsables des rapports, et non pas le ministère de la Santé.
2. Le sous-partenaire doit connaître toute question soulevée par le ministère de la Santé quant aux données, afin qu’elles puissent être abordées de manière appropriée.